۸ راهکار مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

مردم سراسر جهان همیشه برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود تلاش می‌کنند. مردم غالبا احساس می‌کنند وقت کافی برای رسیدگی به هر کاری که می‌خواهند در طول روز انجام بدهند، ندارند. آن‌ها مشغول کار هستند و سرشان حسابی شلوغ است، اما روی چیزهایی که به آن‌ها شادی زیادی می‌بخشد یا تأثیر واقعی در کسب و کار و زندگی آن‌ها می‌گذارد، کار نمی‌کنند. در ادامه این نوشتار با ما همراه باشید تا ۸ راهکار مدیریت زمان برای افراد پرمشغله را بدانید.

فعالیت داشتن در تمام طول روز، هنجار است. آن‌ها در یک چرخه‌ی بی‌پایان از شلوغی و گرفتاری گیر کرده‌اند و وقت‌تان را با انجام کارها و وظایف مختلف پر می‌کنند.

یکی از مواردی که من در مورد مشغله زیاد کاری متوجه شده‌ام این است که باعث نمی‌شود آدم‌ها کارآمدتر یا خلاق‌تر شوند. در حقیقت، سختی و پیچیدگی بیش‌تری ایجاد می‌کند.

پرداختن به ایمیل‌ها، رفتن به جلسات متعدد، انجام دادن چند کار به طور همزمان و درگیر شدن در فعالیت‌های کم‌ارزش اغلب بهترین شکل استفاده از وقتی که در اختیار دارید، نیست.

اگر روش دیگری برای فکر کردن درباره چگونگی مدیریت زمان‌تان وجود داشته باشد، چه؟ آیا دوست دارید که بتوانید وقت‌تان را به طور مؤثر مدیریت کنید و هر روز از آن‌چه به دست آورده‌اید راضی و خشنود باشید؟

چند راهکار ساده مدیریت زمان وجود دارد که آدم‌های پرمشغله می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند تا مؤثرتر و کارآمدتر شوند و از مهم‌ترین کارهایی که انجام می‌دهند بیش‌ترین استفاده را ببرند.

در این نوشتار با ۸ راهکار مدیریت زمان آشنا خواهیم شد. افراد پرمشغله با استفاده از همین راه‌کارها می‌توانند زندگی‌شان را ساده‌تر کنند و نحوه تفکرشان را در مورد مدیریت زمان تغییر بدهند.

۱. شیوه سپری کردن زمان‌تان را به دقت بررسی کنید

اگر می‌خواهید کنترل وقت‌تان را به دست بگیرید، اولین قدم این است که بفهمید در حال حاضر وقت‌تان را چگونه می‌گذرانید.

تا زمانی که روشن نیست کجا هستید، چه چیزهایی درست پیش می‌رود و چه چیزهایی فایده‌ای ندارند، نمی‌توانید تغییری ایجاد کنید.

این بررسی زمان به شما یک تصویر بزرگ از ارزش ایجاد شده و نتایج حاصل از زمانی که برای هر پروژه یا کار می‌گذارید، می‌دهد. به این ترتیب می‌توانید همه چیز را ساده کنید تا خیلی سریع بفهمید که آیا از زمان‌تان به طور کارآمد و موثری استفاده می‌کنید یا نه.

بهترین کار این است که بررسی زمان‌تان را طی یک دوره‌ی هفت روزه انجام بدهید.

نحوه‌ی انجام ممیزی زمان

– یک برگ کاغذ سفید بردارید.

– بالای آن تاریخ بزنید.

– سه خط روی صفحه بکشید.

– ستون اول را “کارهای با ارزش” عنوان بدهید.

– ستون دوم را “کار خوب” عنوان بدهید.

– و عنوان ستون سوم را «کارهای با ارزش پایین» بگذارید.

کار با ارزش کاری است که دوست دارید انجام دهید، و در آن عالی هستید. این کار بیش‌ترین و بهترین نتایج را برای‌تان به بار می‌آورد.

کار خوب کاری است که از آن لذت می‌برید. نتایج خوبی را ارائه می‌دهد اما کارهایی است که اغلب تکراری هستند و شخص دیگری هم می‌تواند آن‌ها را به خوبی شما یا حتی بهتر از شما انجام دهد.

کار کم‌ارزش شما را هیجان‌زده نمی‌کند و احتمالاً حس ناامیدی هم در شما ایجاد می‌کند. این کار نتایج عالی به بار نمی‌آورد، سطح انرژی شما را پایین می‌آورد و بهتر است متوقف شود یا به شخص دیگری واگذار شود.

هر پروژه یا کاری که انجام می‌دهید، در یکی از ستون‌هایی که داخل برگه مشخص کرده‌اید وارد کنید. عنوان کار و زمان صرف شده برای انجام آن را نیز بنویسید.

در پایان روز هفتم، مقدار زمان صرف شده در هر ستون و برای هر پروژه را جمع بزنید.

من کاغذ را ترجیح می‌دهم اما می‌توانید از اپلیکیشن‌هایی که برای این کار توسعه یافته‌اند نیز استفاده کنید.

با انجام این کار واقعا چشم‌تان باز می‌شود. در پایان ممیزی، به دنبال راه‌هایی برای بهبود چگونگی گذراندن وقت‌تان باشید. از خودتان بپرسید که چگونه می‌توانید زمان بیش‌تری را برای انجام کارهای ارزشمند که بیش‌ترین تأثیر را ایجاد می‌کنند، شادی بیش‌تری به همراه دارند و نتایج مورد نظرتان را ارائه می‌دهند، صرف کنید.

راهکار مدیریت زمان ۲: اهدافی را برای مدیریت زمان تعیین کنید

بدون این‌که دیدگاه و اهداف مشخصی داشته باشید، به راحتی حواس‌تان پرت می‌شود و تمرکزتان را از دست می‌دهید.

زمانی که به وضوح می‌دانید که اکنون کجا هستید و به کجا می‌خواهید برسید، راحت‌تر می‌توانید وقت‌تان را روی فعالیت‌های با ارزش متمرکز کنید، فعالیت‌هایی که به شما در دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کنند.

با تعیین اهداف خاص و قابل ارزیابی، می‌توانید به روشنی آینده‌ی ایده‌آل خودتان را مشخص کنید و برای رسیدن به آن برنامه و مسیر مشخصی تعیین کنید.

با رسیدن به این وضوح می‌توانید همه چیز را ساده کنید. مقصد که برای‌تان مشخص است و بهترین راه را برای مدیریت زمان، منابع و افراد برای رسیدن به آن می‌دانید.

با فهمیدن این‌که چه کارهایی را در بهترین حالت ممکن انجام می‌دهید و چه چیزی می‌تواند بیش‌ترین تأثیر را برای شما داشته باشد، در مورد چگونگی استفاده‌ی بهتر از وقت‌تان و همچنین افرادی که می‌توانند در رسیدن به اهداف‌تان شما را کمک کنند، شفافیت بیش‌تری به دست می‌آورید.

تسلط بر وقت‌تان تا حدودی مرتبط با تغییراتی است که می‌توانید ایجاد کنید. به علاوه، خواهید آموخت که چه کسانی می‌توانند کمک‌تان کنند که موثرتر و کارآمدتر باشید.

تعیین اهداف می‌تواند به شما اراده و انگیزه بدهد که در جهت درست پیشرفت کنید، و در عین حال موجب صرفه‌جویی در وقت و کاهش شلوغی و تعلل در انجام کارهای مهم می‌شود.

اهداف‌تان را برای دوره‌های 90 روزه تنظیم کنید و سپس عملکردتان را در پایان آن چرخه مرور کنید. چه کارهایی به انجام رسیده‌اند و تا چه حد پیشرفت داشته‌اید. سپس اهداف 90 روز بعدی‌تان را تنظیم کنید.

۳. تفویض وظایف و برون‌سپاری کنید

وقتی ممیزی وقت را تکمیل کردید، دقیقاً می‌فهمید که در حال حاضر زمان‌تان را کجا و برای انجام چه فعالیت‌هایی سپری می‌کنید.

نکته مهم درمورد تفویض وظایف به صورت موثر، درک نقاط قوت منحصر به فرد خودتان و بزرگ‌ترین ارزشی که ایجاد می‌کنید، است و این‌که چگونه می‌توانید مقداری بیش‌تری از وقت‌تان را صرف انجام آن کار کنید.

گاهی اوقات احساس می‌کنیم تنها افرادی هستیم که می‌توانیم فلان کار را به اتمام برسانیم، بنابراین وظایفی را بر عهده می‌گیریم که برای‌مان لذتی ندارند و در نتیجه از کارهایی که به بهترین نحو ممکن انجام می‌دهیم، دور می‌مانیم.

همه ما می‌توانیم با انجام کارهای بهتر و پربارتر در زمان صرفه‌جویی کنیم. کارهایی که واقعاً دوست داریم انجام دهیم.

به جای این‌که به این فکر کنید که چگونه می‌توانید همه چیز را در برنامه‌ی زمانی‌تان بگنجانید، افرادی را در نظر بگیرید که می‌توانند پروژه‌ها و وظایف را بر عهده بگیرند و آن‌ها را به خوبی خودتان به انجام برسانند.

به این فکر کنید که انرژی خلاقانه و مهارت‌های منحصر به فرد شما به بهترین وجه ممکن قابل استفاده است.

این مورد را امتحان کنید:

هر 90 روز به این فکر کنید که چگونه می‌توانید 3 مورد را از فهرست کارهایی که ارزش پایینی دارند و در حال حاضر شما را ناامید می‌کنند، باعث ناراحتی‌تان می‌شود یا متوجه می‌شوید هیچ ارزش واقعی ایجاد نمی‌کنند، حذف کنید.

3 مورد از فهرست کارهای خوب‌تان را که می‌توانید آن‌ها را واگذار یا برون‌سپاری کنید، در نظر بگیرید.

به 3 مورد از فهرست کارهای باارزش‌تان فکر کنید که می‌خواهید زمان بیش‌تری را برای انجام دادن آن‌ها اختصاص بدهید.

این روند را هر 90 روز یک بار انجام بدهید تا وقت‌تان را بیش‌تر آزاد کنید و زمان بیش‌تری را روی کارهایی که به بهترین نحو انجام می‌دهید بگذارید  و بالاترین نتیجه را به دست آورید.

۴. یک راهکار مدیریت زمان این است که اولویت بندی را شروع کنید

هنگامی که در مورد نحوه‌ی گذراندن وقت‌تان و اهداف آینده‌تان به وضوح و روشنی رسیده‌اید، گام مهم بعدی این است که اولویت‌بندی وقت‌تان را برای تحقق این اهداف آغاز کنید.

اگر اولویت‌ها را تعیین نکنید، ممکن است تمرکزتان را از دست بدهید، حواس‌تان پرت شود و کم کم کارها را به تعویق بیندازید. وقت شما با فعالیت‌های کم ارزش پر می‌شود و کما‌ل‌گرایی هم کم کم پا به میدان می‌گذارد.

اگر هر روز 20 مورد در فهرست کارهای‌تان دارید، به این معنا است که اولویت‌بندی نمی‌کنید. هنگامی که فهرست کارهای‌تان پایانی ندارد، فشار کاری‌تان به طور مداوم افزایش یافته و حاصلی جز خستگی زیاد و از دست دادن تمرکز نصیب‌تان نخواهد شد.

اگر فوق‌العاده سرتان شلوغ است، کلید مدیریت زمان تمرکز و اولویت‌بندی در مورد فعالیت‌هایی است که به شما در رسیدن به اهداف‌تان کمک می‌کنند.

یک استراتژی ساده مدیریت زمان این است که حداکثر پنج وظیفه برای هر روز داشته باشید. این پنج مورد اولویت‌های شما هستند.

اگر توانستید آن‌ها را تکمیل کنید، می‌توانید روی چیزهای دیگر نیز زمان بگذارید اما آن پنج مورد را که مشخص کرده‌اید، بر همه چیز اولویت دارند.

به این صورت حواس‌تان پرت نمی‌شود و تمرکز و انرژی‌تان را روی کارهایی که در فهرست اولویت‌های‌تان نیستند، نمی‌گذارید.

۵. مهم‌ترین کار را قبل از کارهای دیگر انجام دهید

این استراتژی یکی از کلیدهای بسیار مهم برای مدیریت مؤثر زمان است.

روز خود را با پرسیدن این سوال از خودتان شروع کنید:

“اولین و مهم‌ترین کاری که امروز باید به انجام برسانم چیست؟”

هنگامی که شما در مورد این مسئله به شفافیت برسید، و نسبت به انجام آن متعهد شوید، احتمال این‌که که واقعاً آن کار را انجام دهید، بیش‌تر است.

این تکنیک جلوی بروز هر گونه اختلال، حواس‌پرتی و عدم تمرکز را خواهد گرفت.

به چه دلیل؟ به این دلیل که شما در ابتدای روز، یعنی زمانی که اراده‌تان قوی است، تصمیم آگاهانه اتخاذ کرده‌اید.

آیا متوجه شده‌اید که با گذر زمان در طول روز، قدرت اراده و انرژی کم‌تری برای تمرکز دارید؟

بنابراین، ابتدا مهم‌ترین کار یا کارهای‌تان را انجام دهید.

اگر قرار است با مشتری‌های بالقوه‌تان تماس برقرار کنید، این کار را صبح انجام دهید.

اگر باید یک ارائه‌ی مهم را بنویسید، این کار را صبح انجام دهید.

چند کار را با هم به انجام نرسانید. در یک زمان خاص روی یک پروژه متمرکز شوید و روی آن کار کنید تا زمانی که تکمیل شود.

مهم‌ترین کار و وظیفه‌ی شما هر چه که باشد، اگر اول صبح انجامش بدهید، دیگر هرگز روزی که کاری مهم در آن انجام نداده باشید، وجود نخواهد داشت.

با پیروی از این استراتژی ساده مدیریت زمان، معمولاً یک روز بسیار پربازده خواهید داشت.

بعضی اوقات ممکن است مجبور باشید در مواردی که اولویت نیستند یا با اهداف‌تان مطابقت ندارند، روزتان را شروع کنید. در چنین شرایطی هم بهتر است نه گفتن را یاد بگیرید و طبق برنامه‌ی خودتان پیش بروید.

۶. یک برنامه عالی صبح و عصر برای خودتان ایجاد کنید

اگر از نظر جسمی و ذهنی در بهترین حالت باشید، بسیار متمرکزتر و کارآمدتر نیز خواهید بود.

ایجاد یک برنامه‌ی مناسب صبحگاهی می‌تواند تمرکز و انرژی لازم را برای تکمیل اولویت‌های اصلی‌تان در طول روز بدهد.

اگر می‌توانید، 60-90 دقیقه در روز را برای ایجاد یک روز با عملکرد عالی اختصاص بدهید.

یک صبحانه سالم بخورید، مطالعه کنید، مدیتیشن کنید، قدم بزنید – یا هر کاری که فکر می‌کنید برای شما بهتر است. سپس در مورد اولویت‌های روز‌تان تصمیم بگیرید و شفاف باشید.

مهم‌ترین چیزی که باید رویش تمرکز کنید، چیست – اول آن کار را انجام بدهید و تمرکزتان را حفظ کنید تا زمانی که تمام شود. این امر به تعهد و پایداری نیاز دارد.

شاید شروع کار دشوار باشد اما زمانی که ببینید به نتایج مورد نظرتان دست پیدا کرده‌اید، همه چیز با گذر زمان برای‌تان آسان‌تر خواهد شد.

اگر می‌خواهید بهره‌وری‌تان را دو برابر کنید و حداکثر استفاده را از زمان‌تان داشته باشید، یک برنامه نیز برای عصرتان و به منظور حمایت از کارهای صبح‌تان توسعه بدهید.

در پایان هر روز، 15 دقیقه به خودتان فرصت دهید و در مورد روزی که سپری کرده‌اید فکر کنید. 3 مورد را که در آن روز عالی بوده، بنویسید. این مورد عالی می‌تواند به دست آوردن یک مشتری جدید باشد، جلسه‌ای عالی باشد که در آن روز داشته‌اید یا نظرات مثبتی که در مورد کارتان دریافت کرده‌اید. هر چیزی که باعث می‌شود احساس مثبت و اطمینان در شما به وجود بیاید. این استراتژی همچنین باعث می‌شود از آن‌چه به دست آورده‌اید سپاسگزار و ممنون باشید.

سپس 3-5 موردی را که می‌خواهید روز بعد به دست آورید، بنویسید و آن‌ها را به ترتیب اولویت‌بندی کنید. این کار تضمین می‌کند که صبح روز بعد همه چیز در ذهن شما تازه است و یک ذهنیت مطمئن در شما ایجاد می‌کند.

برای افزودن یک لایه دیگر به این استراتژی، روزهای جمعه 30 دقیقه را اختصاص بدهید و اولویت‌های هفته‌ی پیش روی‌تان را مشخص کنید.

۷. کارتان را در بلوک‌های زمانی انجام بدهید

اگر در به دست آوردن کنترل بیش‌تر روی زمان‌تان، تجربه‌ی آزادی بیش‌تر و غلبه بر هرگونه احساس استرس و احساسات خسته‌کننده جدی هستید، نباید چند کار را به صورت همزمان انجام بدهید.

در عوض، در بازه‌های زمانی مشخص و روی پروژه‌های اولویت‌دارتان کار کنید. و ابدا از این پروژه، سراغ پروژه‌ی دیگر نروید.

مثلا می‌توانید بر اساس اصل 60/60/30 کار کنید، به این ترتیب که در بازه‌های 50 دقیقه‌ای کار کنید، سپس 10 دقیقه وقت استراحت داشته باشید، ۵۰ دقیقه‌ی دوم را شروع کنید و باز هم ده دقیقه استراحت کنید. در نهایت ۳۰ دقیقه را برای پیاده‌روی، مطالعه کردن یا مراقبه اختصاص بدهید.

این استراتژی می‌تواند به حفظ انرژی شما در طول روز کمک کند و در حین پیش‌روی و تکمیل پروژه‌ای که زیر دست دارید، حس خوب موفقیت و لذت را نیز تجربه خواهید کرد.

بسیاری از آدم‌ها برای ردیابی زمان‌شان از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنند، اما می‌توانید به سادگی از تایمر روی گوشی‌تان هم استفاده کنید.

راهکار مدیریت زمان ۸:  برای خودتان وقت بگذارید

هر چند وقت یک بار برای خودتان وقت می‌گذارید یا دستاوردهای کوچک یا بزرگ را جشن می‌گیرید؟

برای برخی، سخت تلاش کردن و چندین ساعت زمان گذاشتن برای رسیدن به کارهای بیش‌تر، نشان موفقیت است.

اگر به طور مداوم چنین روندی داشته باشید، ممکن است در معرض فرسودگی و خستگی شغلی باشید.

با استفاده حداکثر از وقت‌تان، ساده کردن جریان کار و تمرکز روی فعالیت‌های با ارزشی که به شما در دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کنند، زمان بیش‌تری برای خودتان و کسانی که برای‌تان مهم هستند، خواهید داشت.

شما باید به خودتان اجازه دهید تا زمانی را از کسب و کارتان جدا کنید و به خودتان اختصاص بدهید، خواه بخواهید این زمان را صرف پیشرفت شخصی کنید و خواه بخواهید آن را با خانواده یا دوستان‌تان سپری کنید، این به خودتان بستگی دارد اما حتما زمانی را برای خودتان اختصاص دهید.

دن سالیوان، بنیانگذار Strategic Coach، یک سیستم مدیریت زمان منحصر به فرد ایجاد کرده‌است تا بتوانید زمان، انرژی و خلاقیت‌تان را برای رسیدن به بهترین نتایج ممکن متمرکز کنید.

بخشی از این سیستم مدیریت زمان تمرکز بر داشتن روزهای خالی است به این ترتیب که یک روز 24 ساعته از نیمه شب تا نیمه شب بعدی را بدون هر گونه فعالیت مرتبط با کار سپری کنید.

هدف از داشتن چنین روزی، کسب دوباره طراوت و شادابی و تقویت انرژی برای بالاترین سطح از بهره‌وری و خلاقیت است.

کلام پایانی

وقتی افراد پرمشغله در مورد نداشتن وقت کافی صحبت می‌کنند، معمولاً به این دلیل است که ارزش وقت‌شان را درک نکرده‌ و آن را به روش صحیح اولویت‌بندی نکرده‌اند.

نحوه استفاده از وقت ما غالبا یک انتخاب است. ما در واقع کنترل زیادی در طول زمان داریم. هرچند کنترل‌مان کامل نیست اما بیش‌تر از آن چیزی است که تصور می‌کنیم.

یک یا چند مورد از راهکار مدیریت زمان قید شده در این نوشتار را امتحان کنید. اگر یک یا چند مورد از آن‌ها برای‌تان موثر بود، به مدت 90 روز به آن‌ها پایبند باشید و تفاوت آن را در زندگی شخصی و حرفه‌ای‌تان مشاهده کنید.